Allgemein

Die Event-Planung ist so ausgelegt, dass sie Kurse und Clubnachmittage abdecken kann. (Kurs: ein Dozent, ein Zeitslot, Clubnachmittag: mehrere Tutoren, mehrere Zeitslots). Weitere „Events“ wie z.B. Computerwartung sind ebenfalls möglich

Über eine Exportfunktion können die Daten als CSV-Exportiwert und in einer Tabellenkalkulation weiterverarbeitet werden.

Aufbau der Event-Planung

Events

Hier werden die Events (Veranstaltungen, Kurse, Klubnachmittage etc.) abgespeichert. Als Felder sind vorhanden:

Der Eventname zusammen mit dem Datum muß eindeutig sein

Felder: Eventname, Datum, Uhrzeit, Dauer, Status, Bemerkung sowie Verweise auf den Dozenten und den Raum.

Pflichtfelder: Eventname, Datum

Sortierung: nach Datum und Eventname

Dozenten

Hier werden die Daten für die Dozenten (bzw. Tutoren) gespeichert.

Für jeden Dozenten sollte es nur einen Eintrag geben.

Felder: Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Bemerkung.

Pflichtfeld: mindestens Vorname oder Nachname.

Sortierung: erfolgt nach Nachname, Vorname.

Teilnehmer

Hier finden sich die Daten der Kursteilnehmer:

Für jeden Teilnehmer sollte es nur einen Eintrag geben.

Felder: Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Bemerkung. Ein Statusfeld ermöglicht bessere Steuerungsmöglichkeiten: angefragt, bestätigt, leer.

Pflichtfeld: mindestens Vorname oder Nachname

Sortierung: Nachname, Vorname.

Buchungen

Diese Tabelle verknüpft Events, Dozenten/Tutoren und Teilnehmer.

Felder: Verweis auf Event, Teilnehmer und Dozent. Optionale Felder: Uhrzeit, Dauer (für Clubmachmittag), Bemerkung sowie ein Statusfeld (gebucht, Warteliste, abgesagt), welches eine bessere Steuerung des Buchungsablaufes ermöglichen soll.

Kalender

im Kalender werden Events (Termine) in einer Kalenderform dargestellt

Dashboard

Das Dashboard zeigt eine Übersicht über das Event-Planning insbesondere Punkte die Handlungsbedarf erfordern (z.B. Rückruf zu Teilnehmern)

Bearbeitung der Daten

Einträge der Tabellen können neu angelegt, geändert und gelöscht werden. Die Verknüpfung der Tabellen erfolgt über sog. Fremdschlüssel. Wird z.B. ein Teilnehmername geändert, so wird dieser auch automatisch in den Buchungssätzen geändert, gleiches gilt für Dozentendaten, Stati, Räume etc.

Löschen

Beim Löschen ist folgendes zu beachten um „Datenleichen“ zu verhindern:

• Buchungsdaten können jederzeit gelöscht werden
• Events dürfen nur gelöscht werden, wenn zuvor alle zum Event gehörenden Buchungen gelöscht werden
• Werden Dozenten gelöscht, dann verschwinden die Dozentennamen in den Kursen sowie in den Buchungen (falls angegeben)
• Teilnehmer dürfen nur gelöscht werden, wenn zuvor die entsprechenden Buchungen gelöscht werden

Berechtigungskonzept

Für den Zugriff auf die Daten gibt es ein detailliertes, mehrstufiges Berechtigungskonzept. Für den Zugriff ist eine Benutzerkennung und die Zuweisung einer Rolle erforderlich,

Rollen

Internetnutzer ohne Benutzerkennung

diese haben keinen Zugriff auf die Event-Planungsdaten.

Leser (EPLA-ROLE-READER)

diese Nutzer haben lesenden Zugriff auf Events, Dozenten, Teilnehmer und Buchungen, sowie den CSV-Export.

Erfasser (EPLA-ROLE-RECORDER)

Nutzer dieser Rolle können Teilnehmer erfassen und bearbeiten (z. B. Mitarbeiter des ASZs, welche Anfragen entgegen nehmen). Zugriff auf die anderen Daten ist nicht möglich.

Bearbeiter (EPLA-ROLE-EDITOR)

Nutzer dieser Rolle können Events, Dozenten, Teilnehmer und Buchungen erfassen und bearbeiten.

Administratoren (EPLA-ROLE-ADMIN)

Administratoren haben vollen Zugriff auf alle Event-Planungsdaten inklusive Konfiguration.

Ein Zugriff auf die „normale Website“ ist nur lesend möglich (wie alle „normalen“ Internet Nutzer ohne Benutzerkennung). So wird verhindert, dass versehentlich andere Website-Daten verändert oder gelöscht werden.